Co potrafi mój program – część 1 (stworzony z pomocą AI, bez programowania)

Choć nie jestem informatykiem, z pomocą AI zbudowałem kompletny program, który automatycznie obsługuje moją firmę. Generuje należności, wystawia faktury, wysyła je klientom, przypisuje płatności, odpowiada na proste maile i wysyła monity – zarówno mailowo, jak i SMS-em. Tworzy raporty, a ja tylko sprawdzam, czy wszystko działa tak, jak powinno.

Nazwałem go „Maszynką”. W praktyce stworzyłem sobie wirtualnego pracownika, który działa praktycznie za darmo i nigdy nie bierze urlopu.

To mój pierwszy wpis na blogu, więc proszę o wyrozumiałość. Tym bardziej, że nie spodziewałem się, że kiedykolwiek będę prowadzić bloga. A na pewno nie wtedy, gdy zaczynałem swoją przygodę ze sztuczną inteligencją.

Skąd w ogóle ten pomysł?

Kiedy opowiadałem o mojej Maszynce znajomym – w tym programistom z wieloletnim doświadczeniem – wielu z nich było naprawdę zaskoczonych. Wtedy pomyślałem, że nie mogę zostawić tego tylko dla siebie. Jeśli mi się udało, to ile osób mogłoby zrobić coś podobnego?

Do czego właściwie potrzebowałem tego systemu?

System powstał na potrzeby mojej firmy Muzyczne-okazje, o której więcej informacji można znaleźć na stronie wynajempianin.pl. W ramach tej firmy zajmuję się głównie wypożyczaniem pianin cyfrowych z możliwością ich późniejszego odkupienia. To trochę jak leasing – klient może korzystać z pianina dowolnie długo, a rozliczenia odbywają się co miesiąc.

W praktyce oznacza to, że mam:

• wielu klientów,

• comiesięczne faktury,

• regularną obsługę płatności,

• czasem także oferty wykupu instrumentu,

• i wiele innych, powtarzalnych zadań.

Sporo, prawda? To właśnie zmęczenie nimi sprawiło, że zacząłem szukać pomysłu, jak sobie z tym wszystkim radzić.

Automatyzacja i system zamiast pracy ręcznej

Chciałem stworzyć system, który przejmie te powtarzalne czynności i będzie działał praktycznie bez mojego udziału. A teraz wyobraźcie sobie, że nie jestem informatykiem i w ogóle nie znam się na programowaniu. Mimo to samodzielnie, choć z pomocą sztucznej inteligencji zbudowałem taki system! We wstępie wspomniałem już o jego możliwościach, a teraz nieco więcej szczegółów. Oto jego podstawowe funkcje.

1. Przechowywanie danych klientów (CRM)

Żeby program mógł działać, musi mieć dane. Przechowuję w nim wszystkie informacje o klientach:

• dane kontaktowe,

• szczegóły umów,

• indywidualne cenniki,

• informacje o zadłużeniu i nadpłatach,

• komentarze i inne czynności związane z obsługą danego klienta (np. wysłane monity SMS lub mailowe).
  

W praktyce jest to mój własny CRM, dopasowany dokładnie do tego, jak działa moja firma.

2. Generowanie należności

Klienci rozpoczynają wynajem w różnych momentach, ale wszyscy rozliczani są miesięcznie. To oznacza, że praktycznie każdego dnia trzeba kontrolować nowe okresy rozliczeniowe. System robi to jednak za mnie. Na kilka dni przed końcem miesięcznego okresu wypożyczenia:

• tworzy kolejny miesiąc rozliczeniowy,

• zapisuje odpowiednie daty,

• przygotowuje wszystko pod dalsze działania.
  

I tak codziennie, o godzinie 7.30 rano – dla każdego klienta, w pełni automatycznie. Wszystkie te wygenerowane informacje widzę w panelu użytkownika. Dodatkowo mam dzienny raport z listą klientów, dla których wygenerowano nowe należności.

3. Wystawianie faktur

Po wygenerowaniu należności system łączy się z zewnętrznym programem księgowym Subiekt123. Działa to przez API, czyli specjalne połączenie między systemami. Dzięki temu:

• faktury tworzą się automatycznie,

• zawierają wszystkie potrzebne dane (w tym specjalne opisy dedykowane poszczególnym klientom),

• są od razu zapisane w systemie księgowym.
  

Następnie Maszynka pobiera je z powrotem, żeby móc je wysłać klientom. Jak się domyślacie, takie pobieranie wygenerowanych faktur również odbywa się przez API.

4. Wysyłka maili z fakturami

Wygenerowane faktury trzeba oczywiście potem wysłać do klientów. Wysyłka odbywa się mailowo, jednak przed takim wysłaniem system sprawdza jeszcze stan rozliczeń klienta. Dzięki temu program wie:

• czy klient ma coś do zapłaty,

• czy ma zaległość,

• czy już wszystko uregulował.
  

Na tej podstawie dobiera odpowiedni szablon wiadomości, uzupełnia go danymi i wysyła maila. Klient dostaje jasną informację, co powinien zrobić. Nie musi niczego sprawdzać sam.

5. Jeszcze wiele, wiele innych zadań

Choć rozpiera mnie duma i nie mogę się doczekać, by opowiedzieć o kolejnych możliwościach mojego systemu, to jednak zmęczenie każe mi już zbliżać się do finiszu. Dlatego wspomnę tylko, że to nie koniec możliwości Maszynki. W kolejnej części pokażę m.in.:

• jak system przypisuje płatności,

• jak wysyła monity,

• jak tworzy raporty,

• i jak odpowiada na proste maile klientów.

Zapraszam!